Вона допомагає:
- забезпечити своєчасну оплату зобов'язань;
- підтримувати добрі стосунки з постачальниками;
- мінімізувати фінансові ризики;
- покращити загальну фінансову ефективність.
Програми автоматизації обліку передбачають певний набір інструментарію для організації ефективного контролю кредиторки.
Функції для автоматизації контролю за кредиторською заборгованістю
Системи автоматизації обліку на підприємстві, як правило, мають широкі функціональні можливості. Різні програмні модулі формують та використовують спільну базу даних, обробляють інформацію, певним чином структурують і готують потрібні користувачеві звіти. Ефективний контроль кредиторської заборгованості постачальникам, наприклад, потребує використання декількох спеціалізованих модулей.
Розглянемо основні особливості та алгоритми автоматизації контролю кредиторської заборгованості перед постачальниками.
Можливість обліковувати борг в різних валютах
Багато вітчизняних підприємств, у тому числі малого та середнього бізнесу, мають закордонних контрагентів, купують та продають продукцію чи товари за валюту. Зведення фінансових результатів передбачає відображення звітності у гривні. Тому слід прив'язувати валютні заборгованості до національної валюти у режимі реального часу.
Налаштування строків відтермінування платежу по кожному постачальнику
Планування товарно-фінансового обігу — одна з основних функцій управління. Крім того, важливо підтримувати продуктивні відносини з постачальниками, своєчасно виконуючи свої фінансові зобов'язання перед ними. Тому варто мати інструмент автоматичного налаштування відтермінування платежу на рахунок кожного контрагента.
Системи можуть автоматично нагадувати про терміни оплати, що допомагає:
- уникнути прострочення виплат;
- запобігти штрафним санкціям;
- зберегти та підвищити репутацію компанії;
- більш якісно планувати фінансові витрати.
Контроль кредиторської заборгованості постачальнику по кільком угодам
Практика співпраці з одним контрагентом по кульком контрактам поширена, особливо в сфері торгівлі. Спрощений облік, коли така заборгованість зводиться до однієї суми, не дає уявлення про структуру заборгованості. Сучасні системи надають глибокі аналітичні інструменти та можливості для контролю заборгованостей по кожній угоді. Такий інструмент допомагає:
- Краще зрозуміти структуру та динаміку кредиторської заборгованості.
- Спростити аналіз та контроль боргу.
- Отримати актуальні дані для прийняття рішень.
Платіжний календар
Наявність актуального платіжного календарю забезпечує можливість чіткого планування погашення витрат. Автоматичне формування такого документа практично виключає помилки під впливом людського фактору. Дані в календар вносяться при оприходуванні товару, матеріалу або при підписанні акту про прийом послуг. Крім того, платіжний календар забезпечить ефективне планування сплат:
- товарів та послуг;
- податків та інших обов'язкових платежів;
- заробітної плати співробітникам та дивідендів інвесторам.
Аналіз товарообігу та розрахунків по боргам
Сучасні системи надають глибокі аналітичні інструменти та можливості для генерації звітів, що допомагає краще зрозуміти структуру та динаміку кредиторської заборгованості. Отримані завдяки цьому функціоналу дані, у разі необхідності, дають підстави для проведення перемовин з постачальником про зміну умов співпраці.
Висновок
Автоматизація контролю заборгованості перед постачальниками з долученням спеціальних алгоритмів мінімізує ризик помилок та спрощує процес оплати.
Автоматизація контролю кредиторської заборгованість підвищує ефективність фінансових операцій та сприяє тіснішому співробітництву з постачальниками шляхом забезпечення своєчасності і прозорості платежів.
